Le télésecrétariat reste aujourd’hui un enjeu stratégique pour les entreprises souhaitant développer leurs activités. Sa mise en place génère une image de qualité en raison d’une bonne organisation.
Table des matières
Des principes et services efficaces
La plupart des dirigeants d’entreprises qui ont opté pour la gestion du secrétariat en externe ont pris conscience de son efficacité. Depuis plusieurs années, ce secteur a bien évolué. Les prestataires sont nombreux à proposer des formules adaptées à chaque type de société, qu’elle soit une PME, une TPE ou une grande structure.
L’externalisation du secrétariat peut être accessible auprès d’un centre d’appels. Celui-ci est une société spécialisée dans l’accueil et la gestion des appels entrants. Ses prestations sont très étendues et accessibles pour tous les domaines d’activités, à savoir le secteur commercial, juridique, médical comme , comptable… De ce fait, les entreprises peuvent se tourner vers les services d’un secrétaire à distance indépendant qui travaille à son domicile.
Très souvent, les entreprises qui recourent aux services de télésecrétariat sont celles qui sont en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs. C’est notamment le cas du SAV, la gestion des requêtes, la téléprospection, les relances pour les factures ou les impayés, l’information clientèle… Cette situation les pousse, la plupart du temps, à se tourner vers des centres d’appel externalisés.
Ces sociétés spécialisées sont en mesure d’entreprendre de nombreuses tâches principales telles que :
- La gestion des appels entrants (accueil personnalisé, prise de message, compréhension du but de l’appel, transfert de ligne…)
- La gestion des agendas des professionnels (organisation et prise de rendez-vous)
- Renseigner les appelants en fonction de leurs besoins afin de les guider sur le choix d’un produit ou bien sur la bonne personne.
Le télésecrétariat : des bénéfices qualitatifs et quantitatifs
Le télésecrétariat occupe les mêmes fonctions qu’un secrétaire classique, mais il l’entreprend à distance. Mais en plus de l’accueil téléphonique, il se charge également de nombreuses autres missions chronophages liées à l’assistanat administratif. Ce qui procure des bénéfices non négligeables aux entreprises.
Gain de temps
Les prestataires en télésecrétariat peuvent se charger des tâches qui leur sont confiées sur une plage horaire très large. Ce qui permet à l’équipe en interne de se concentrer pleinement à leur cœur de métier sans être perturbés. Cela constitue un gain de temps conséquents dans l’atteinte des objectifs. Pour ce qui est de la permanence téléphonique, il n’y aura aucune perte d’appels puisque la gestion des appels téléphoniques sera entre de bonnes mains.
La confidentialité et la sécurité des données
Les prestataires se doivent aussi de se référer aux règles éthiques et conformes aux lois en vigueur concernant les données personnelles. Dans ce cas, les données traitées ne doivent pas être divulguées, surtout les informations sensibles liées à la comptabilité ou autres. Le secret professionnel s’applique en effet au télésecrétariat.
Des formules personnalisables
Cette solution d’externalisation permet également de bénéficier d’une grande flexibilité. Les offres sont souvent adaptées aux besoins et au budget des entreprises. Les missions sont effectuées sous un aspect professionnel avec une grande réactivité et efficacité.
Bénéficier d’un savoir-faire et d’un gain d’argent significatif
L’externalisation est la meilleure solution qui soit pour bénéficier d’une expertise particulière sans être obligé de recruter. Ce qui réduit les dépenses engendrées par les charges sociales, les frais divers et les obligations légales relatives au personnel.
L’entreprise cliente pourra préserver son fonctionnement habituel. Le prestataire se chargera de tout. Cela s’accompagne par un effort de l’équipe en interne qui fédère les ressources propres de l’entreprise.
Avec tous ces bénéfices, autant se tourner vers l’externalisation de son service de secrétariat pour optimiser la relation client et l’organisation en interne.
